Dialog var nøgleordet i udbudsprocessen

Dialog og inddragelse af tilbudsgiverne var vigtigt, da Rudersdal Kommune forberedte udbuddet af det strategiske partnerskab med én leverandør på beskæftigelsesområdet.

Camilla Månsson fra indkøbsafdelingen i Rudersdal Kommune fortæller her, hvordan kommunen greb processen an.

Det var et stort skridt for Rudersdal Kommune at satse på et strategisk partnerskab med blot én leverandør. Vores bekymring blev delvist overvundet ved at skrue et godt udbud sammen, som afspejlede, hvad Beskæftigelsesområdet ønskede.

Forarbejdet forud for aftalen om partnerskabet var derfor stort. Hele processen tog cirka et år fra den første tanke om at løse de økonomiske udfordringer efter refusionsreformen til den endelige aftale blev lavet med Væksthuset.

Dialog og inddragelse af leverandørerne på markedet var nøgleordene i processen, da hele ideen med partnerskabsmodellen er et fælles incitament og fokus.

Processen frem mod prækvalifikationen bestod af tre trin:

Trin 1: Analyse af forbrugsbilledet

Første gang vi havde dialog med markedet var, da vi gik i gang med analysen af forbrugsbilledet.

Her var det et udvalg af Beskæftigelses daværende leverandører og fokus for drøftelserne var primært bagudrettet. Altså hvordan foregik samarbejdet med videre.

Derudover fik leverandørerne mulighed for at give os tre gode fifs eller lignende til, hvordan vi kunne optimere dette område.

Trin 2: Informationsmøde for alle leverandører på markedet

Da beslutningen om den strategiske partnerskabsmodel var truffet, udarbejdede vi udbudsmaterialet.

Det stod dog hurtigt klart for os, at det var nødvendigt at inddrage markedet. Dels for at undersøge, hvorvidt denne model vil kunne flyve på dette område og dels for at få leverandørernes input og ideer med ind i materialet.

Da udbudsmaterialet var udarbejdet og offentliggjort, inviterede vi til et informationsmøde, hvor samtlige af markedets leverandører kunne deltage og stille spørgsmål til vores udbud og de bagved liggende tanker omkring den kommende partnerskabsmodel.

Det var en stor succes, og der var stor opbakning fra markedet.

Trin 3: Konkurrencepræget dialog med tre udvalgte tilbudsgivere

Vi valgte at udbyde denne opgave som konkurrencepræget dialog. Det gav os mulighed for at indkalde tre af tilbudsgiverne til et dialogmøde, hvor vi på forhånd havde opstillet emner, vi gerne ville have deres input, ønsker og ideer til.

Dialogmøderne foregik individuelt med alle tre tilbudsgivere, og de varede hver især seks timer. Inden møderne havde tilbudsgiverne sendt deres oplæg til os.

Fordi det var første gang, vi ønskede at tildele denne type opgave på dette område til én leverandør, havde vi ingen erfaring at læne os op ad.

Da hele ideen med denne partnerskabsmodel er et fælles incitament og fokus, så var det ligeledes vigtigt, at begge parter fandt aftalen og samarbejdsstrukturen tiltalende. Vi havde derfor under udarbejdelse af materialet ladet nogle emner være åbne til dialog og tilpasning sammen med de udvalgte tre tilbudsgivere, så de kunne give deres besyv og tilpasse materialet og samarbejdsmodellen efter deres ønske.

Materialet bag dialogmøderne

Se planen for hvordan Rudersdal Kommune greb dialogmøderne an her:

De fem emner Rudersdal Kommune drøftede med tilbudsgiverne