Spørgsmål og svar om partnerskabet

Rudersdal Kommune valgte at prøve kræfter med en ny samarbejdsmodel, fordi der var en række udfordringer ved at bruge den klassiske BUM-model (bestiller-udfører-modtager), hvor kommunen bestiller opgaven og leverandøren udfører den:

• 157 leverandører besværliggjorde opfølgning på leverancer og målopfyldelse
• Stor prisvariation på samme ydelser samt manglende overblik og gennemsigtighed
• Mer-salg og konstante forhandlinger mellem jobkonsulenter og leverandører spændte ben for et fælles fokus i indsatsen

Da Rudersdal Kommune samtidig fik færre penge at købe ydelser for på grund af refusionsreformen på beskæftigelsesområdet (2016), valgte de at prøve kræfter med en ny type samarbejdsmodel.
Analyser af indkøbsområdet og ønsker til udbyttet af samarbejdet for borgerne pegede på, at den bedste løsning var ét enkelt strategisk partnerskab på beskæftigelsesområdet.

Et strategisk partnerskab ville betyde:

• Ensartet rapportering
• Bedre priser på grund af større volumen
• Strategisk samarbejde med leverandøren
• Koordineret indsats for borgeren

Derudover ville et strategisk partnerskab også være helt i tråd med strategien for Rudersdal Kommune ”Vi lykkes kun i fællesskab”. Her er der fokus på at skabe bæredygtige løsninger ved, at medarbejdere og ledere skaber mere værdi, mere kvalitet og mere sammenhængende løsninger for borgerne

Læs mere om Rudersdal Kommunes strategi og de fem bærende værdier for kommunen her

Partnerskabet har givet Rudersdal Kommune følgende udbytte indtil videre:

• Umiddelbar prisbesparelse
• Fælles udvikling af indsatsen på tværs af myndighed og aktør
• Mulighed for at handle hurtigt og søsætte nye indsatser efter behov
• Fokus på effekt og ensartet rapportering som muliggør kontinuerlige løft af beskæftigelsesområdet
• Ensartede arbejdsgange der skaber bedre processer.
• Et styrket tværgående samarbejde internt mellem forvaltningerne i kommunen om borgerne
• Et bredere samarbejde eksternt med civilsamfundet. Frivillige samarbejder med kommunen på nye måder og det betyder, at kommunen når nogle borgere, som de ellers ikke ville komme i kontakt med og dermed får borgeren hurtigere hjælp
• Løbende faglig udvikling af medarbejdere i forbindelse med deres daglig praksis. Samarbejde i partnerskabet kræver stærke koblingskompetencer, vedholdende nysgerrighed for den andens faglighed og metoder og vilje til at lykkes i fællesskab.

Læs mere om tankerne bag skiftet til et strategisk partnerskab i interviewet ”Fra 157 leverandører til ét strategisk partnerskab” med beskæftigelseschef Malene Toscani og indkøbs- og kategoristyrer Camilla Månsson fra Rudersdal Kommune. 

Væksthuset er sat i verden for at få mennesker i job eller uddannelse. Vi er både en aktør på beskæftigelsesområdet og en erhvervsdrivende fond, der har til formål at udvikle og styrke beskæftigelsesfagligheden i Danmark til gavn for borgerne.

Vi er især interesseret i partnerskabet med Rudersdal Kommune på grund af de særlige rammer, som kommunen har opsat for partnerskabet. Kommunen har fokus på et tæt, koordineret, tillids- og databaseret samarbejde om vores fælles mål: At hjælpe borgere i job.

Partnerskabet giver os også mulighed for at prøve nogle af de samarbejdsmodeller af i praksis, som nyere forskning viser, gavner borgerne i deres vej mod job og uddannelse.
En afgørende faktor for borgernes progression mod arbejdsmarkedet er, at de oplever mening, sammenhæng og fremdrift i beskæftigelsesindsatsen, og her har særligt et tæt og koordineret samarbejde imellem myndighedssagsbehandleren i Jobcenteret og beskæftigelseskonsulenten hos leverandøren afgørende betydning.

Det største og mest omfattende studie af beskæftigelsesindsatsen i Danmark – Beskæftigelsesindikatorprojektet (også kaldet BIP) – viser, at kvaliteten af samarbejdet mellem myndigheden og leverandøren, smitter af på borgerens jobchancer.

Ledighed og jobcentrenes opgave er et af velfærdssystemets komplekse udfordringer Nyere forskning peger på, at komplekse problemer (wicked problems) skal løses på nye måder, og i den sammenhæng tegner partnerskaber til at være en virksom model.

Partnerskaber kan også siges at være et element i en voksende bevægelse mod begreber som ”New public governance” og ”Ny syntese”, hvor man i højere grad stræber mod at arbejde på tværs af det private, offentlige og civilsamfundet for at lykkes med kommunale opgaver. Denne styringslogik indebærer en forpligtelse til at skabe dialog og fælles løsninger på tværs og sammenhængende løsninger for borgerne.

Du kan dykke ned i forskellige perspektiver på strategiske partnerskaber som en del af løsningen på velfærdssamfundets komplekse problemer her

I partnerskabet mellem Jobcenter Rudersdal og Væksthuset lægger vi vægt på følgende:

• Strategisk videndeling: En fælles strategisk udvikling af beskæftigelsesindsatsen med fokus på videndeling, problemløsning og innovation på tværs af vores to organisationer. Det foregår på alle niveauer i samarbejdet. For eksempel via løbende møder mellem medarbejdere, fagkoordinatorer, afdelingschefer og på to årlige fælles temadage for alle i begge organisationer.
• Sammenhæng: Et tæt samarbejde om den enkelte borger betyder, vi kan skabe øget sammenhæng for borgeren i sagsbehandlingen. Det gør vi ved at arbejde ud fra en fælles plan, så borgeren oplever, vi sidder på den samme side af bordet, og involverer borgeren i sit eget forløb
• Ligeværdighed: Et tæt og ligeværdigt samarbejde om den enkelte borger. I partnerskabet prioriterer både Jobcenter og Væksthuset tid til fælles forventningsafstemning, og er forpligtede til at tage fat i hinanden hvis noget går galt (eller godt) undervejs.
• Tværgående samarbejde: Et partnerskab skaber bedre betingelser for kreativitet i opgaveløsningen til gavn for borgerne, da der bliver tænkt på tværs af kommunens fagområder og på tværs af kommune/civilsamfund. Det gælder for eksempel tværgående samarbejde mellem beskæftigelsesområdet og social, unge, kultur og ydelsesområdet og tilbud som misbrugsbehandling, sundhedstilbud, frivillige tilbud og selvhjælpsgrupper.

Partnerskabet gik i luften den 1. november 2019.

Der gik cirka et år fra Rudersdal Kommune besluttede, at de ville have én enkelt strategisk samarbejdspartner på beskæftigelsesområdet til partnerskabet mellem Rudersdal Kommune og Væksthuset var en realitet.

Partnerskabet indebar en stor forandring af Rudersdal kommunes indkøbsstrategi og krævede derfor et omfattende forarbejde.

Rudersdal Kommunes forarbejde bestod blandt andet i:

• Analyse af kommunens forbrugsbillede for et udvalg af kommunens daværende 157 leverandører
• Formulering af strategi for indkøb på beskæftigelsesområdet
• Formulering af kommunens krav til et partnerskab (udbudsmaterialet)
• Informationsmøde for samtlige leverandører på markedet for at få deres input og idéer til et partnerskab
• Dialogmøder med de tre udvalgte tilbudsgivere, hvor der var afsat en hel dag til hver

Rudersdal Kommune lagde stor vægt på dialogen med tilbudsgiverne i processen, da hele idéen med partnerskabsmodellen er, at både kommunen og leverandøren finder partnerskabet attraktivt.

Læs mere om hvordan Rudersdal Kommune tilrettelagde processen bag udbuddet af det strategiske samarbejde her.

Et helt centralt element i det tætte samarbejde i partnerskabet er regelmæssig kontakt og smidig adgang til hinanden både digitalt og fysisk. Vi bor tæt på hinanden, vi låner hinandens lokaler, og nogle har sågar en fælles kaffeordning. Vi vender hurtigt tilbage på henvendelser fra hinanden – og vi forpligter hinanden på, at alle er en del af løsningen.

Begge parter investerer tid og ressourcer i hinanden og i partnerskabet med hyppige møder om den enkeltes borgers progression. Det styrker samarbejdet og klæder både ledere og medarbejdere på til at indgå i de dynamiske og til tider komplekse tværfaglige samarbejdsrelationer, som partnerskabet kræver.

Vi tilpasser løbende vores møder og arbejdsgange, så vores aktiviteter til enhver tid matcher vores behov.

Eksempler på vores møder i partnerskabet:

• Møder mellem fagkoordinatorer og afdelingsledere hver 14. dag. Her drøfter Jobcenterets fagkoordinatorer og Væksthusets afdelingsledere fælles aktuelle faglige eller administrative udfordringer. Formålet er at sikre et smidigt samarbejde og rydde eventuelle udfordringer hurtigt af vejen.
• Fælles sagsdrøftemøder en gang om måneden. Beskæftigelseskonsulenter fra Væksthuset og sagsbehandlere fra jobcenteret holder fælles sagsdrøftemøder i relation til særlige målgrupper (kontanthjælp, aktivitetsparate, sygedagpenge, integrationsborgere, unge og så videre). Formålet er at bidrage til et fælles sprog og fælles faglig udvikling i såvel forløb som samarbejde.
• Styregruppemøde hvert kvartal. Partnerskabet bliver overordnet ledet af en fælles styregruppe, som består af ledelsen fra begge organisationer. Styregruppen følger og diskuterer partnerskabets udvikling med afsæt i forskellige datakilder: Resultat- og effektopgørelser, undersøgelser af medarbejdertilfredshed, undersøgelser af borgerens oplevelse og så videre. Styregruppen drøfter også aktuelle politiske og lokale behov, og følger forskning og tendenser på beskæftigelsesområdet. Formen varierer fra drøftelser og arbejdsmøder til workshop og oplæg.
• Kontraktstyrermøder hvert kvartal mellem ledelsen i Væksthuset og en forvaltningsrepræsentant. Her bliver der blandt andet fulgt op på milepælsplaner og de administrative rammer for samarbejdet.

Partnerskabet betyder, at Rudersdal Kommune udelukkende tilbyder forløb i Væksthuset til de ledige borgere, der er længst væk fra arbejdsmarkedet medmindre der er tale om særlige tilbud eller indsatser.

Størstedelen af de borgere, som partnerskabet samarbejder om, får tilbud om et individuelt job- og karriereforløb. Parterne har i løbet af samarbejdet fundet ud af, at det kun er nødvendigt at tilbyde ét hovedforløb for borgerne, da forløbene alligevel er individuelt tilrettelagte. Forløbet kan indeholde alt fra virksomhedsrettede indsatser til understøttende tilbud.

Progressionsmåling af borgerne

I det enkelte forløb progressionsmåler borgeren løbende sit forløb sammen med sin beskæftigelsesfaglige konsulent.

Progressionsmålingsredskabet har to formål viser forskningen på beskæftigelsesområdet (Beskæftigelsesindikatorprojektet (BIP)):

• For det første ved vi, hvilke indikatorer borgeren gerne skal udvikle sig på for at nærme sig arbejdsmarkedet og komme i job. Progressionsmålingen viser, om det går den rigtige vej.
• Dernæst er progressionsmålingen et fagligt redskab, der styrker borgerens forståelse og involvering i sit eget forløb. Målingen synliggør hvor borgeren bevæger sig frem, tilbage eller bliver stående på de udvalgte indikatorer. Det giver anledning til at justere i indsatserne, så vi hele tiden sammensætter indsatser, der samlet set bidrager til borgerens vej til arbejdsmarkedet.

Læs mere om progressionsmåling her

Borgernes evaluering af forløbene

Alle borgere får en invitation til at evaluere deres forløb i Væksthuset, når det er afsluttet. Nogle borgere har mere end et forløb i Væksthuset, og vi beder dem evaluere hvert enkelt forløb.

Evalueringen foregår via en online spørgeskemaundersøgelse, som borgeren får et link til via e-Boks. Besvarelsen er anonym.

Undersøgelsen består af syv spørgsmål om borgerens oplevelse af mening, sammenhæng og fremdrift i forløbet. Alle spørgsmålene er afprøvede og validerede og tager afsæt i forskning. Læs mere om betydningen af borgerens oplevelse af mening, sammenhæng og fremdrift i beskæftigelsesindsatsen her

Eksempel på borgerevaluering

Til illustration viser vi her resultatet af en af vores løbende borgerevaluering.

Eksemplet er for perioden 1. april til 1. december 2021. Svarprocenten var på 22%.

Som en del af vores partnerskab er vi optagede af at udvikle beskæftigelsesfagligheden, blive dygtigere og hele tiden lære af vores erfaringer til gavn for borgerne.

Her er et par eksempler:

Data og effektmålinger

I partnerskabet holder vi løbende øje med effekter og indsatsmål og tager det op på vores møder.
Vi studerer for eksempel data fra Jobindsats, Væksthusets fagsystem, Facit, borgerevalueringer- og undersøgelser, trivselsmålinger i de to organisationer.
Data bidrager til gennemsigtighed, så vi får øje på, hvad der fungerer, og hvor vi skal justere og blive bedre. Vi bruger kort sagt data som en kilde til udvikling og forbedring og ikke til at slå hinanden oveni hovedet med.

Temadage

Som en del af kontrakten har vi aftalt, at vi to gange om året holder et fælles fagligt seminar. Vi kalder det en temadag, og det har altid et defineret formål, som vi evaluerer efterfølgende.
Temadagen bruger vi til at blive bedre til vores daglige praksis og hente ny inspiration fra forskningen indenfor beskæftigelsesområdet.
Vi har for eksempel haft en temadag om ’Troen på borgerens jobchance’, hvor vi dykkede ned i den seneste forskning, der udløber af Beskæftigelsesindikatorprojektet (BIP), som Væksthusets Forskningscenter står bag. Forskningen viser, at beskæftigelsesmedarbejderens tro på borgernes jobchancer kan øge borgernes jobchancer med op til 33 procent. Gennem en hel dag med faglige oplæg og workshops fra Væksthusets Forskningscenter og Væksthusets Kompetencecenter blev vi sammen klogere på, hvordan vi kunne arbejde med troen på borgeren i praksis, og i fællesskab øge borgernes muligheder for at komme i job.

Faglige Saloner

Ny forskning. Ny lovgivning. Nye fokusområder. Fælles data. Vi inviterer løbende hinanden til en virtuel faglig salon med interne eller eksterne oplægsholdere, hvor vi får ny inspiration, viden eller drøfter aktuelle emner.

Væksthuset bruger også partnerskabet til at afprøve nye undervisningsmoduler fra Væksthusets Kompetencecenter eller til at præsentere ny forskning for praktikere via Væksthusets Forskningscenter.

Partnerskabet nedsætter løbende arbejdsgrupper om forskellige temaer og opgaver. Vi har god erfaring med at lave arbejdsgrupper eller mindre projekter, når vi ser et problem, får øje på ny forskning, eller idéer vi vil afprøve.

Her er et par eksempler:

Udvikling af et DIGILAB

Vi har bygget en prototype på DIGILAB (Digitalt laboratorium) på det lokale bibliotek. Her kan borgerne få hjælp til digitale services som for eksempel e-Boks, Jobnet og jobansøgninger via mail.

Dialog med lokale virksomheder

Vi oplever, at partnerskabet er en værdifuld samarbejdspartner for lokale virksomheder, der mangler arbejdskraft.

Vi ser et stort potentiale i at styrke dialogen og samarbejdet yderligere og derfor holder vi i samarbejde med Rudersdal Kommunes Erhvervsservice tre events i løbet af efteråret 2022.

Formålet er at samle virksomhederne og drøfte idéer til at rekruttere og fastholde medarbejdere gennem nye rekrutteringsformer og socialt engagement.

Samarbejde med ”The Kitchen”

Væksthuset har skabt et samarbejde med en lokal take- out og cateringvirksomhed. Virksomhedsejeren deltager som konsulent på udvalgte teammøder, finder virksomheder til borgere og bruger sin egen virksomhed som trædesten for ledige borgere. Samarbejdet medvirker også til at øge kendskabet og adgangen til de lokale virksomheder for konsulenterne i Væksthuset.

Netværksmøder på tværs af kommunen

Under overskriften ”Kendskab skaber venskab” har Væksthuset inviteret frivillige, foreninger og kommunale tilbud i Rudersdal til netværksmøde. Formålet med de løbende møder er at blive klogere på, hvordan sammen kan hjælpe borgerne.

Et partnerskab er en ny model på beskæftigelsesområdet, og vi oplever stor interesse for modellen fra mange kommuner.

Hvis I overvejer, om det kunne være en model for jer, så har vi med udgangspunkt i vores erfaringer samlet en håndfuld gode råd til, hvordan I får mest ud af partnerskabet.

7 gode råd hvis I overvejer et beskæftigelsespartnerskab

• Overvej nøje hvilken form for samarbejde I egentlig ønsker. Hvordan det skal komme til udtryk (formaliseres, organiseres med mere)? Hvilke krav stiller det til politikere, organisationskultur, ledere og medarbejdere?
• Vær åben og nysgerrig. Det gælder både i tilbudsfasen og i det daglige samarbejde.
• Et partnerskab er et forandringsprojekt. Overvej derfor tidligt i processen, hvordan I klæder ledere og medarbejdere på til at arbejde indenfor partnerskabsmodellen. Det gælder både inden opstarten af partnerskabet men også i forbindelse med den løbende on-boarding af nye medarbejdere.
• Kompetenceudvikling. Efter BUM-modellen er det sagsbehandlerens faglighed at matche borgeren med det rigtige forløb og bestille det hos en leverandør. I partnerskabet handler det om at være refleksiv og nysgerrig på borgerens behov sammen med leverandøren. Det kræver gode samarbejdsevner og en stærk refleksiv praksis.
• Bliv enige om hvilke datakilder I bruger, så I løbende kan holde et fælles blik på mål, delmål og effekter af både modellen og borgerforløbene. Vi foreslår en variation af forskellige datakilder: lokale effektmål, fokusmål, borgerevalueringer, progressionsmål, fokusgruppeinterviews.
• Afsæt den fornødne tid og ressourcer til partnerskabet. Samarbejde kræver tid at få til at virke og kontinuerlig fokus at pleje. Hyppig kontakt forebygger fejl, misforståelser og kommunikationsbrist.
• Fokusér på fælles forankring og fælles gevinst, fordi et godt partnerskab har to vindere. Vær modig. Prøv det! Vis tillid til hinanden – og husk vi lykkes i fællesskab

Da Jobcenter Rudersdal og Væksthuset indgik aftalen om partnerskab, var der ingen af parterne der vidste med sikkerhed, om modellen ville fungere. Der var ingen erfaring eller dokumentation at læne sig op ad, da partnerskabet var det første af sin art i Danmark.

Parterne blev derfor enige om at evaluere den nye samarbejdsform undervejs for at blive klogere på, hvordan partnerskabsmodellen virker, hvorfor og hvilket udviklingspotentiale, den rummer.

Formålet med evalueringen er, at:

• bidrage til den interne læring og udvikling af partnerskabet
• informere og mobilisere viden hos politikere og ledelse i Rudersdal kommune om partnerskabsmodellen
• beskrive hvordan partnerskabsmodellen skaber værdi for partnerskabet og for Jobcenter Rudersdal og Væksthuset som selvstændige organisationer
• inspirere beskæftigelsesfeltet i Danmark, hvis resultaterne viser sig at være relevante for et bredere felt.

DISCUS går i gang med evalueringen i efteråret 2022. Evalueringen omfatter blandt andet fokusgruppeinterviews med borgere, samarbejdspartnere og udvalgte medarbejdere og ledere.

Vi deler resultaterne her, når de er klar.