Privatlivspolitik

Om os

Vi arbejder for, at alle mennesker får mulighed for et godt arbejdsliv. Vi hjælper mennesker til at trives, udvikle sig og bidrage i arbejdslivet.

Vi forsker i beskæftigelse og arbejdsliv og er med til at udvikle beskæftigelsesfagligheden.

Væksthuset er en socialøkonomisk virksomhed og erhvervsdrivende fond. Vi investerer vores økonomiske overskud i forskning og udvikling af hele beskæftigelsesområdet.

Gro-forløbet

Sådan behandler Væksthuset dine personoplysninger

Generelt
Gro-forløbet er et frivilligt, individuelt tilrettelagt forløb for PKA-medlemmer. For at levere forløbet behandler Væksthuset (herefter også omtalt som ”vi” eller ”os”) oplysninger om dig, herunder oplysninger om dit helbred, din trivsel og din arbejdssituation.

Behandlingen er baseret på dit samtykke. Du kan til enhver tid trække samtykket tilbage og afslutte forløbet. Se mere herom i afsnit 6 nedenfor.

1. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?

Væksthuset Den Erhvervsdrivende Fond er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med Gro-forløbet.

• Navn
  Væksthuset Den Erhvervsdrivende Fond
• Adresse
  Thoravej 26, 2400 København NV
• CVR-nr.
  15802383
• Kontakt om databeskyttelse
  GDPR@vaeksthus.dk

2. Hvad er Gro-forløbet?

Gro-forløbet leveres til PKAs medlemmer af Væksthuset på baggrund af en aftale med PKA. Formålet er at forebygge og forkorte sygdomsforløb og styrke medlemmets tilknytning til arbejdsmarkedet.

3. Hvilke oplysninger behandler vi?

3.1 Almindelige personoplysninger

• navn, e-mail, telefon, alder, køn, pensionskasse og faggruppe
• oplysninger om ansættelse og beskæftigelse, fx arbejdstid, arbejdsfunktion og fraværsmønstre
• oplysninger om sociale, arbejdsmæssige og private forhold, fx trivsel, belastninger, støttebehov, familieforhold og økonomi
• oplysninger om brug af faglige temaer, kommunikation, aftaler, forløbsstatus og tilfredshed.

3.2 Følsomme oplysninger

Når det er nødvendigt, kan vi behandle helbredsoplysninger, herunder oplysninger om sygefravær, fysisk eller psykisk belastning, livskvalitet, skånehensyn og behov for forebyggende indsatser. Behandlingen kan også omfatte oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold.

3.3 Oplysninger vi ikke ønsker at behandle

Vi behandler ikke CPR-numre eller oplysninger om strafbare forhold som en planlagt del af forløbet. Utilsigtet modtagne, irrelevante oplysninger håndteres efter intern procedure og fjernes som udgangspunkt fra sagen.

4. Hvorfor er det nødvendigt for os at behandle disse oplysninger?

Vi behandler alene de oplysninger i afsnit 3 ovenfor, med henblik på at foretage følgende:

• at oprette og administrere dit Gro-forløb, kontakte dig, booke samtaler og give adgang til medlemsuniverset
• at gennemføre samtaler, vejledning, chat, øvelser og opfølgning
• at dokumentere din situation, plan, udvikling og forløbsstatus
• at foretage en faglig vurdering af risiko for langtidssygemelding og behov for forlængelse af forløb
• at gennemføre udviklings- og tilfredshedsmålinger
• at behandle klager og yde support
• at evaluere, kvalitetssikre, tilpasse og forbedre forløbet, som udgangspunkt på anonymiserede eller aggregerede oplysninger
• at sende begrænsede statusoplysninger til PKA/Forca, efter aftale med dig

5. Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi modtager stamdata (dine kontaktoplysninger) og dokumentation for dit samtykke fra PKA/Forca.

Derudover modtager vi oplysninger direkte fra dig under samtaler, i spørgeskemaer, via chat, telefon og e-mail samt gennem øvelser vi laver sammen, f.eks. i det digitale univers. Ud over stamdata fra PKA/Forca indhenter vi ikke oplysninger om dig fra andre tredjeparter.

6. Retsgrundlag og samtykke

Behandling af almindelige personoplysninger og særlige kategorier af personoplysninger er baseret på dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Du kan til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du trækker samtykket tilbage, ophører den løbende behandling, og Gro-forløbet kan ikke fortsætte, fordi behandlingen er nødvendig for at levere forløbet.

7. Faglig vurdering og profilering

Din vejleder hos Væksthuset kan foretage en faglig vurdering af din risiko for langtidssygemelding. Vurderingen kan have karakter af profilering, men foretages af et menneske og anvendes i dialog med dig til at vurdere, om forløbet skal forlænges eller afsluttes.

Der træffes ikke afgørelser, som alene er baseret på automatisk behandling, profileringsalgoritmer eller automatisk scoring.

8. Hvem deler vi oplysninger med?

8.1 PKA og Forca

Når du har samtykket, videregiver vi begrænsede oplysninger til PKA/Forca om forløbsstatus, fx igangsat, forlænget, afsluttet eller afbrudt, samt pensionskasse og faggruppe. PKA/Forca behandler oplysningerne som selvstændigt dataansvarlig. Tilfredshedsresultater, udviklingsmåling og driftsopfølgning deles i aggregeret form.

8.2 Leverandører (databehandlere)

For at kunne levere de aftalte forløb, anvender vi en række leverandører, som alene behandler data/personoplysninger efter vores dokumenterede instruks og på grundlag af en databehandleraftale.

• PeopleTrust (Emini)
  Fagsystem, det digitale univers, dokumentation og kommunikation
• Fokus (IndieSoft ApS)
  Udviklings- og tilfredshedsmålinger
• Jitsi Meet
  Online videomøder
• TDC Interact
  Telefoni og telefonbeskeder
• Microsoft 365
  Outlook til mail og kalender samt Excel til analyser og rapportbehandling
• Admire
  PC-arbejdsplads og brugersupport

9. Overførsel uden for EU/EØS

Personoplysninger behandles alene inden for EU/EØS.

10. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Et aktivt forløb varer normalt 4 til 8 måneder. Efter sidste samtale har du adgang til det digitale univers i 6 måneder. Oplysningerne slettes eller anonymiseres 6 måneder og 30 dage efter sidste samtale.

Klagesager og oplysninger, der er nødvendige for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav, kan opbevares længere, når der er et sagligt og lovligt behov.

11. Sådan beskytter vi dine oplysninger

Vi har blandt andet indført følgende sikkerhedsforanstaltninger for at passe på dine oplysninger:

• rollebaseret adgang og need-to-know
• to-faktor-login via SMS-kode til PeopleTrust, medlemsuniverset og Fokus
• logning og kontrol af opslag og handlinger
• kryptering under transport og sikkerhedskrav til leverandører
• tavshedspligt, instruktion og awareness
• dataminimering og resumé frem for unødvendige fulde bilag
• procedurer for sletning, adgangsrevision og databrud.

Forløbsarbejde skal som udgangspunkt foregå i PeopleTrust. Medlemsoplysninger må ikke anvendes i eksterne AI-værktøjer.

Sikkerhedsforanstaltningerne bliver verificeret én gang årligt af et eksternt revisionsfirma, ved udarbejdelsen af en ISAE 3000 (type 2) erklæring. Erklæringen vil være tilgængelig i 2027.

12. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder. De afhænger af de konkrete omstændigheder og er ikke i alle tilfælde ubetingede.

• Indsigt
  Du kan få oplyst, hvilke oplysninger vi behandler om dig, og få en kopi.
• Berigtigelse
  Du kan få urigtige oplysninger rettet og ufuldstændige oplysninger suppleret.
• Sletning
  Du kan i visse tilfælde få oplysninger slettet.
• Begrænsning
  Du kan i visse tilfælde kræve, at behandlingen begrænses.
• Dataportabilitet
  Du kan i relevante tilfælde få oplysninger, du selv har givet, udleveret i et maskinlæsbart format.
• Tilbagekaldelse
  Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.
• Klage
  Du kan klage til Datatilsynet.

13. Sådan bruger du dine rettigheder

Kontakt os via gdpr@vaeksthus.dk, Securemail Box eller telefon: 8824 5400. Vi kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet.

Vi svarer så hurtigt vi kan og senest én måned efter modtagelsen.

14. Klage til Datatilsynet

Du kan klage til Datatilsynet. Kontaktoplysninger og klagevejledning findes på www.datatilsynet.dk.

15. Ændringer

Vi opdaterer politikken, når behandlingen, systemerne, leverandørerne eller reglerne ændrer sig. Den gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

Væksthuset Beskæftigelse

Her kan du læse om, hvordan Væksthuset behandler og beskytter de personoplysninger, som videregives til os i forbindelse med et borgerforløb, herunder:

1. Hvilke personoplysninger vi behandler og hvorfor.
2. Hvordan vi beskytter personoplysninger.
3. Dine rettigheder og Væksthusets forpligtelser.
4. Kontakt- og klagemuligheder.

1. Hvilke personoplysninger behandler vi og hvorfor,

Når en borger tager imod et tilbud om et forløb hos os, vil borgerens kommune eller jobcenter, videresende en række personoplysninger om borgeren til os. Det vil ofte være navn, CPR-nummer, adresse, kontaktoplysninger og de oplysninger der måtte være relevante for det specifikke forløbes succes. Nogle af de oplysninger kan være særligt følsomme, så vi har hos Væksthuset tilpasset vores sikkerheds- og beskyttelsesniveau efter dette.

2. Hvordan beskytter vi personoplysninger.

Når en kommune eller jobcenter laver en aftale med Væksthuset om nogle forløb, indgås der en Databehandleraftale. Databehandleraftalen fortæller Væksthuset præcist, hvad vi må, og hvad vi ikke må gøre med borgernes personoplysninger.

Kommunen er i denne forbindelse den ”dataansvarlige” og Væksthuset er ”databehandleren”.

Væksthuset er derfor forpligtet til ikke bare at overholde GDPR og andre relevante love, men også alle de krav der stilles til os i databehandleraftalerne.

Væksthuset har derfor gennemført en lang række tiltag for at sørge for at vi kan efterleve de krav der stilles til os. Én gang årligt får vi et revisionsfirma til at kontrollere dette ved at gennemføre en ISAE 3000 erklæring.

3. Dine Rettigheder.

Hvis du er borger i et forløb hos Væksthuset kan du med fordel kontakte den dataansvarlige (kommunen eller jobcentret), hvis du ønsker at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder. Du kan læse om dine rettigheder her.

Hos Væksthuset samarbejder vi med de dataansvarlige om at sikre overholdelsen af rettighederne. Vi har derfor forpligtet os til at straks videresende alle borgerhenvendelser om rettigheder og hjælpe den dataansvarlige med at fremskaffe alle de nødvendige oplysninger.

4. Kontakt og klagemuligheder.

Klagevejledning

Er du i tvivl om noget, opfordrer vi dig til at tage kontakt til din kontaktperson i Væksthuset, eller på kontaktoplysningerne nedenfor.

En klage indgivet til Væksthuset, forhindrer dig ikke i sideløbende at indgive en klage til Datatilsynet. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger her

Kontaktoplysninger
Væksthuset den Erhvervsdrivende Fond
Tlf.: 8824 5400
Mail: gdpr@vaeksthus.dk
CVR: 15 80 23 83

Psykologforløb i Væksthuset

Her kan du læse, hvordan vi hos Væksthuset behandler og beskytter de personoplysninger, som videregives til os i forbindelse med et psykologforløb, herunder:

1. Hvilke personoplysninger vi behandler og hvorfor.
2. Hvordan vi beskytter personoplysninger.
3. Dine rettigheder.
4. Kontakt- og klagemuligheder.

1. Hvilke personoplysninger behandler vi og hvorfor.

Når en borger tager imod et tilbud om et psykologforløb hos os, vil Væksthuset behandle en række personoplysninger om borgeren. Det vil ofte være navn, CPR-nummer, adresse, kontaktoplysninger og de oplysninger der måtte være relevante for det specifikke forløb. Ofte vil disse personoplysninger være særligt følsomme, så vi har hos Væksthuset tilpasset vores sikkerheds- og beskyttelsesniveau efter dette.

Vores behandlingshjemmel under psykologforløbet, er aftalen med borgeren. Efter forløbet afsluttes, gemmes journalen i fem år for at overholde psykologlovens bestemmelser om journaliseringsforpligtelsen.

2. Hvordan beskytter vi personoplysninger.

Væksthusets har udarbejdet en specifik procedure alene til at regulere psykologers behandling af borgeroplysninger, med det formål at sikre:

Et højt teknisk sikkerhedsniveau.

At det alene er egnede og relevante medarbejdere, der har adgang til oplysningerne.

At Væksthuset kan efterleve de retlige forpligtelser, der følger af GDPR og psykologloven.

Væksthuset har i øvrigt gennemført en lang række tiltag for at sørge for, at vi kan efterleve de krav der stilles til os. Én gang årligt får vi et revisionsfirma til at kontrollere dette ved at gennemføre en ISAE 3000 erklæring.

3. Dine rettigheder.

Hvis du er borger i et forløb hos Væksthuset, kan du kontakte os, hvis du ønsker at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder. Du kan læse om dine rettigheder her.

Vi bestræber os på at besvare din henvendelse hurtigst muligt, og senest inden for 14 dage.

4. Kontakt og klagemuligheder.

Klagevejledning

Er du i tvivl om noget, opfordrer vi dig til at tage kontakt til din kontaktperson hos Væksthuset, eller benytte kontaktoplysningerne nedenfor.

Væksthuset den Erhvervsdrivende Fond
Tlf.: 8824 5400
Mail: gdpr@vaeksthus.dk
CVR: 15 80 23 83

Væksthuset Forskning

Væksthuset Forskning forsker i områder, der kan være med til at præge og udvikle beskæftigelsesindsatsen i Danmark. Alle forskningsprojekter er til gavn for ledige i udsatte positioner i Danmark og hele beskæftigelsesområdet.

Privatlivspolitikken er udarbejdet med et ønske om at oplyse, om hvordan vi i Væksthusets forskningscenter behandler og beskytter de personoplysninger, som vi behandler som led i vores forskning.

1. Hvilke personoplysninger vi behandler og hvorfor.
2. Hvordan vi beskytter personoplysninger.
3. Borgerens rettigheder og Væksthusets forpligtelser.
4. Kontakt- og klagemuligheder.

1. Hvilke personoplysninger vi behandler og hvorfor.

Vi behandler kun personoplysninger til formål, der er forenelig med vores forskning. Vi foretager derfor ikke andre behandlinger, der ikke er forenelige med de formål personoplysningerne var indsamlet til.

Skulle vi modtage unødvendige personoplysninger, slettes de.

2. Hvordan vi beskytter personoplysninger.

Når vi behandler personoplysninger hos Væksthuset, forpligter vi os til at efterleve disse Databehandlingsprincipper:

Inden en behandlingsaktivitet påbegyndes, kontrollerer vi, at behandlingen af personoplysninger er i overensstemmelse med databeskyttelsesretten og lovgivningen i øvrigt.
Det betyder blandt andet at vi sørger for at have samtykke til de personoplysninger, vi behandler.

Formålet med behandlingen er altid tilkendegivet udtrykkeligt og har et sagligt formål.

Vi opbevarer kun personoplysninger så længe de er relevante for forskningen. Herefter slettes eller anonymiseres de.

Vi foretager årligt en risikovurdering, der skal sikre at vores sikkerhedsforanstaltninger passer til de risici der er forbundet med behandlingsaktiviteterne.

Vores sikkerhedsforanstaltninger er beskrevet nedenfor:

Vi tager datasikkerhed alvorligt og har implementeret en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, misbrug, tab eller ødelæggelse. Disse inkluderer:

Begrænset adgang til personoplysninger til relevante medarbejdere.

Opbevaring i sikre systemer med løbende opdatering af sikkerhedsforanstaltninger.

Overholdelse af GDPR og relevante databeskyttelseslove.

I tilfælde af sikkerhedsbrud har Væksthuset en beredskabsplan, der sikrer rettidig underretning af de relevante parter, herunder den dataansvarlige, datatilsynet og evt. den registrerede.

3. Dine rettigheder.

Behandler vi dine personoplysninger, kan du læse mere om dine rettigheder her.

Har du spørgsmål til dine rettigheder, eller ønsker du at tilbagetrække dit tidligere afgivet samtykke, kan du kontakte os på kontaktoplysningerne nederst på siden.

4. Kontakt og klagemuligheder.

Hvis du har spørgsmål til, hvordan Væksthuset behandler personoplysninger, eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder kan du kontakte Væksthuset på gdpr@vaeksthuset.dk

Væksthuset er en serviceorienteret organisation, og vi har et stort fokus på beskyttelsen af dine personoplysninger. Skulle du, mod forventning, være utilfreds eller uenig i vores behandling opfordres du straks at tage kontakt til gdpr@vaeksthuset.dk.

Væksthuset Kompetence

Væksthuset Kompetence skaber organisatorisk forankret læring via undervisning og organisationsudvikling i forskellige kommuner og organisationer.

Privatlivspolitikken er udarbejdet med et ønske om at oplyse, om hvordan vi i Væksthusets kompetencecenter behandler og beskytter personoplysninger.

1. Hvilke personoplysninger vi behandler og hvorfor.
2. Hvordan vi beskytter personoplysninger.
3. Dine rettigheder.
4. Kontakt- og klagemuligheder.

1. Hvilke personoplysninger vi behandler og hvorfor.
Væksthusets Kompetencecenter behandler personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere og deltagere i vores kompetenceudviklingsforløb. De oplysninger, vi indsamler, kan omfatte navn, kontaktoplysninger (telefonnummer, e-mail), stillingsbetegnelse og virksomhedsoplysninger.

2. Hvordan vi beskytter personoplysninger.
Vi tager datasikkerhed alvorligt og har implementeret en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, misbrug, tab eller ødelæggelse. Disse inkluderer:

Begrænset adgang til personoplysninger til relevante medarbejdere.

Opbevaring i sikre systemer med løbende opdatering af sikkerhedsforanstaltninger.

Overholdelse af GDPR og relevante databeskyttelseslove.

3. Dine rettigheder.
Som registreret har du en række rettigheder i forhold til dine personoplysninger:

Ret til indsigt: Du kan anmode om en kopi af de oplysninger, vi har registreret om dig.

Ret til berigtigelse: Du kan bede om at få rettet urigtige eller ufuldstændige oplysninger.

Ret til sletning: Under visse omstændigheder kan du anmode om, at vi sletter dine personoplysninger.

Ret til begrænsning: Du kan bede os om at begrænse behandlingen af dine oplysninger.

Ret til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger, hvis du mener, at vi ikke har en legitim interesse i at behandle dem.

4. Kontakt- og klagemuligheder.
Hvis du har spørgsmål til, hvordan Væksthuset behandler personoplysninger, eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder i afsnit 4, kan du kontakte Væksthuset på gdpr@vaeksthuet.dk